学会の準備について

こんにちは。石田智巳です。

今日は月曜日なので，ランニングの記録です・・・。

なのですが，先週は1度も走りませんでした。

今は，痛みも治まりつつあるのですが，まだしゃがむと左膝の外側に違和感を感じます。

そのため，痛みを感じなくなるまでは走らないことにしています。

一週間以上走っていないので，だいぶよくなっていることは確かです。

なので，「ランニングの記録」では，看板に偽りありです。

今日は，学会の準備について書いてみたいと思います。

では，どうぞ。

7月に学会を引き受けることになった。

いわゆる個人発表のない学会のため，準備が大変というわけではない。

それでも，このキャンパスには僕しか会員がいないので，すべてのことをやらないといけない。

しかし，それではさすがに切羽詰まったときにやばくなると思って，同じ研究会の退職した先生にお願いをして実行委員を引き受けてもらった。

なので，いつも3人で実行委員会をやっている。

一人の先生には，後援関係をお願いし，もう一人の先生にはプログラム関連をお願いした。

とはいっても，今のところ僕がやることが多い。

会場をおさえるのは，当然僕がやらなくてはいけないし，後援関係も必要書類は用意してもらったとしても中味は僕が作ることになる。

会場は，大学の研究部が審査をして使用料免除となるのだが，提出した書類に不備があったというか，学会そのものが学会らしくなく，研究会に見えるため，疑義が出てしまった。

学会の最中に，総会がないので，そう思われたようだ。

でも，説明して追加の資料を提出して，ゴーサインが出た。

さて，例年，学会は6月中旬に行われるため，第一次案内は4月中旬に届く。

しかし，諸事情があって，企画書がとどいたのは，木曜日の朝。

ちょうど，木曜日に実行委員会で後援関係と今後の予定を確認することになっていたので，第一次案内を作成してみなさんでチェックするのに都合がよかった。

とはいえ，遅れていることは確か。

ただ，救いは学会そのものが，7月9日と10日となったことだ。

うちの大学が，オープン・カレッジや統一補講日などで使えるときが限られ，後ろ倒しにした。

実は，連休にかかる前に，発送を業者にお願いしておく段取りはしていた。

しかし，中味が届いたのが遅かったので，それを遅らせて、今日（さっき）にした。

こちらの見通しも甘く，封筒は大学からいただいたのだが，そこに差出人と住所を印刷する必要があり，結局それを金曜日にやった。

900部以上の封筒の印刷と，コンテンツの印刷を金曜日にした。

世間は休日だったが，僕は授業。

日曜日には，5月の常任理事会のお知らせが届いたが，その返事として，副理事長からやや遅れを恐れるメールが届いた。

というのも，今，インバウンドの影響で週末は京都も大阪も，宿の確保が難しいのだ。

それを恐れて，副理事長はアナウンスの必要を訴えていた。

ちょうど，土曜日に事務局長に，要項をweb上にアップしてもらうようにお願いしたところだったので，新幹線に乗っていたが，慌ててみなさんにweb版の要項を送っておいた。

この要項が配られると，申し込みが始まる。

この申し込みが煩雑になるので，これを何とかしないといけないと懸念していた。

昨年の申し込みの要項を見たら，申し込みフォームを作成して用いていたようだった。

そこで，昨年の事務局長に連絡をして訊いてみたが，「簡単にできます」とのこと。

手取り足取り教えてくれるわけではないので，自分で試行錯誤してみたら，すぐにできた。

これはすごく便利で，記入すべき中味が10項目未満であれば，なんと無料。

僕は10項目を超えたので，お金がかかったがそれでも安い。

今後，体育同志会の大会の申し込みは，これでやればかなり楽になる。

申込者は，ウェブ上でフォームを開いて，こちらが指定した中味を書いて送信すれば，こちらにはメールが届く。

そして，自動設定で，「届きました」という通知が，申し込み内容とともに申込者に届くようになっている。

さらに，ここが重要だが，データをダウンロードすれば，情報がエクセルに一覧として表示される。

問題は，郵送とファックスの人への対応だ。

でも，ひとまず最初の節を越えることができました。